Как настроить автоматическую пересылку писем outlook

Использование правил в Outlook Web App для автоматической пересылки сообщений в другую учетную запись

Настройте правила для папки «Входящие» в Outlook Web App для пересылки или перенаправления сообщений.

Вы можете использовать правила для папки «Входящие» для автоматической пересылки или перенаправления отправленных вам сообщений в другую учетную запись. Это полезно, если вы не собираетесь проверять основной почтовый ящик и хотите иметь возможность читать сообщения и отвечать на них из другой учетной записи.

Эта статья применима к приложению Outlook Web App. Оно используется организациями, в которых работа почтовых серверов управляется с помощью Exchange Server 2013 или 2010. Если вы используете Microsoft 365 или Exchange Server 2016, вашей почтовой программой является Outlook в Интернете. Для получения справки по Outlook в Интернете см. раздел Получение справки по Outlook в Интернете.

Перенаправленные сообщения отображаются так, как будто они поступили от исходного отправщика. Правило перенаправления сообщений следует использовать, если ответы на перенаправленные сообщения должны отправляться исходному отправителю.

В браузере войдите в Outlook Web App, используя URL-адрес, предоставленный пользователем, который управляет электронной почтой вашей организации. Введите имя пользователя и пароль и нажмите кнопку Войти.

В верхней части страницы щелкните плитку Outlook. Кроме того, вы можете открыть средство запуска приложений и выбрать плитку Outlook.

В верхней части страницы нажмите значок Параметры , выберите пункт Параметры, а затем выберите одно из следующих действий:

Организация правил для > почты и > новых

Правила > автоматической обработки > для > почты > создать новое правило для поступающих сообщений

Введите имя для правила.

В списке После получения сообщения выберите Применить ко всем сообщениям.

В списке Выполнить следующие действия выберите Переслать, перенаправить или отправить > Перенаправить сообщение.

Введите нужный адрес электронной почты в поле Кому или выберите его из списка контактов.

Нажмите ОК, чтобы сохранить выбранные параметры, а затем — ОК или Сохранить, чтобы создать правило.

Пересланные сообщения будут отображаться как сообщения, переадресованные вами. Правило пересылки сообщений следует использовать, если ответы должны отправляться по адресу, с которого были пересланы сообщения, а не исходному отправителю.

В верхней части страницы в Outlook Web App нажмите значок Параметры , выберите пункт Параметры, а затем выполните одно из следующих действий:

Организация правил для > почты и > новых

Правила > автоматической обработки > для > почты > создать новое правило для поступающих сообщений

В списке После получения сообщения выберите Применить ко всем сообщениям.

В зависимости от отображаемых параметров выполните одно из следующих действий:

Переслать, перенаправить или отправить > Переслать сообщение

Дополнительные параметры > Переслать, перенаправить или отправить > Переслать сообщение.

Введите нужный адрес электронной почты в поле Кому или выберите его из списка контактов.

Нажмите ОК, чтобы сохранить выбранные параметры, а затем — ОК или Сохранить, чтобы создать правило.

Копии перенаправленных или пересылаемого сообщений останутся в вашем почтовом ящике. Если добавить действие для удаления сообщения, сообщение будет отправлено в папку «Удаленные» и по-прежнему будет учитываться в ограничении почтового ящика. Если вы превысите ограничение на количество почтовых ящиков, отправка и получение новых сообщений может быть заблокирована. Правила пересылки также могут не работать, пока вы не удалите достаточно сообщений, чтобы общее количество сообщений не опускается до предела.

Читайте также:  Как настроить комп на компьютер

При создании правила пересылки или перенаправления можно добавить несколько адресов для отправки сообщений. Количество адресов может быть ограничено в зависимости от параметров учетной записи. При создании правила с несколькими адресами рекомендуется проверить его работу.

Если правило пересылки или перенаправления для папки «Входящие» должно применяться не ко всем сообщениям, выберите пункт, отличный от Применить ко всем сообщениям.

Возможно, администратор заблокировал возможность использования правил пересылки или перенаправления для отправки почты в некоторые или все домены за пределами вашей организации. После создания правила перенаправления или пересылки проверьте его, отправив сообщение из третьей учетной записи в свою учетную запись. Затем проверьте учетную запись, в которая настроено правило перенаправлять или перенаправлять сообщения.

Дополнительные сведения о настройке правил для папки «Входящие» и управлении ими см. в статье Правила для папки «Входящие».

Источник

Настраиваем переадресацию в Outlook

Благодаря штатным инструментам, в почтовом приложении Outlook, которое является частью офисного пакета, можно настроить автоматическую переадресацию.

Если вы столкнулись с необходимостью настройки переадресации, но не знаете, как это сделать, тогда ознакомьтесь с этой инструкцией, где мы подробно разберем как настраивается переадресация в Outlook 2010.

Для осуществления переадресации писем на другой адрес, Outlook предлагает два способа. Первый является более простым и заключается в небольшие настройки учетной записи, второй же потребует от пользователей почтового клиента более глубоких знаний.

Настройка переадресации простым способом

Начнем настраивать переадресацию на примере простого и более понятного для большинства пользователей способом.

Итак, зайдем в меню «Файл» и кликнем по кнопке «Настройка учетных записей». В списке выберем одноименный пункт.

Перед нами откроется окно со списком учетных записей.

Здесь необходимо выбрать нужную запись и кликнуть по кнопке «Изменить».

Теперь, в новом окне, находим кнопку «Другие настройки» и кликаем по ней.

Финальным действием будет указание адреса электронной почты, который будет использоваться для ответов. Указывается он в поле «Адрес для ответа» на вкладке «Общие».

Альтернативный способ

Более сложным способом настройки переадресации является создания соответствующего правила.

Для создания нового правила, необходимо зайти в меню «Файл» и кликнуть по кнопке «Управление правилами и оповещениями».

Теперь создаем новое правило, кликнув по кнопке «Новое».

Далее, в разделе шаблонов «Начать с пустого правила», выделяем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям» и переходим к следующему шагу кнопкой «Далее».

В этом коне необходимо отметить условия, при выполнении которых будет работать создаваемое правило.

Список условий достаточно большой, поэтому внимательно ознакомьтесь со всеми и отметь нужные.

К примеру, если вы хотите переадресовывать письма от конкретных адресатов, то в этом случае следует отметить пункт «от ». Далее, в нижней части окна, необходимо кликнуть по одноименной ссылке и выбрать необходимых адресатов из адресной книги.

Как только все необходимые условия будут отмечены флажками и настроены, переходим к следующему шагу, нажав на кнопку «Далее».

Здесь необходимо выбрать действие. Поскольку мы настраиваем правило для переадресации сообщений, то подходящим действием будет «переслать для ».

Читайте также:  Как настроить ватсап на двух симках

В нижней части окна кликаем по ссылке и выбираем адрес (или адреса), на которые будет пересылаться письмо.

Собственно, на этом можно закончить настройку правила, нажав на кнопку «Готово».

Если же двигаться дальше, то следующим этапом настройки правила будет указания исключений, при которых создаваемое правило не будет работать.

Как и в других случаях, здесь необходимо выбрать условия для исключения из предложенного списка.

Нажав на кнопку «Далее» мы переходим к завершающему этапу настройки. Здесь необходимо ввести название правила. Можно отметить флажком пункт «Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие»», если требуется переслать письма, которые уже находятся получены.

Теперь можно нажимать «Готово».

Подводя итог, еще раз отметим, что настройка переадресации в Outlook 2010 может осуществляться двумя разными способами. Вам же остается определить более понятный и подходящий для себя.

Если вы являетесь более опытным пользователем, тогда воспользуйтесь настройкой правил, поскольку в этом случае можно более гибко настроить переадресацию под свои нужды.

Источник

Настройка переадресации в Outlook

Microsoft Outlook – это не просто почтовый сервис, а полноценный персональный менеджер с календарем, планировщиком заданий и другими полезными функциями, адаптированный под разные цели и потребности. С его помощью пользователь может интегрировать почту и автоматизировать решение важных задач, делая работу более продуктивной.

Как эффективно организовать Outlook

Для удобства и упрощения взаимодействия с программой рекомендуется настроить почтовый ящик. Кроме таких банальных действий, как отправка и получение писем, программа позволяет архивировать сообщения и включить переадресацию.

Создание папок

Папки отображаются слева на панели навигации, они могут быть системные (входящие, отправленные, черновики и т.д.) и личные (пользовательские). В Outlook создавать папки достаточно просто:

  • Панель навигации прокрутить немного вниз, где будет пункт «Создать…». Кликнуть по нему левой кнопкой мышки и ввести название, нажать «Enter».

  • Второй способ – выделить сообщение, сверху появится панель инструментов. Нажать «Переместить в…» – «Создать…» – вписать название – «Enter».

  • Новые папки отобразятся в списке под заметками.

Таким же способом можно создавать подпапки в любой из папок, включая системные.

Чтобы переименовать, необходимо клацнуть по названию правой кнопкой мышки и выбрать из выпадающего меню соответствующую опцию, написать новое имя и нажать «Enter».

Удаление и перемещение происходит так же, как и создание: кликнуть правой кнопкой и выбрать нужную опцию.

В десктопной версии программы есть отдельный раздел «Папка», где производятся различные манипуляции с ними.

Сортировка писем

Теперь можно распределить полученные письма по папкам. Для этого нужно нажать на сообщение и просто перетащить его в желаемое место.

Постоянно заниматься размещением сообщений путем перетаскивания долго и неудобно. Как в Outlook настроить, чтобы письма приходили в разные папки? С помощью опции автоматической сортировки:

  • Щелкнуть правой кнопкой мышки по письму. На экране появится меню, выбрать из списка пункт «Создать правило». Второй способ – выделить сообщение, сверху появится панель инструментов. Нажать на значок в виде трех горизонтальных точек – «Создать правило».

  • Открыть больше параметров.

  • Ознакомиться с настройками, добавить действие, которое программа будет совершать по отношению к данному отправителю. В нашем случае – переместить.
Читайте также:  Как настроить комбик для металла

  • Выбрать папку из списка, куда будет автоматически попадать письмо. Сохранить изменения. Все сообщения от данного отправителя переместятся в выбранную папку.

Правило можно отключить, изменить или удалить в любой момент, передвинув ползунок. К одному правилу разрешается добавить несколько разных действий и исключение.

При необходимости настраивается автоматическая сортировка для всех писем, которые имеют конкретный адрес. Для этого при создании правила добавляется еще одно условие – «Адрес отправителя содержит».

Аналогично можно настроить сортировку по другим параметрам.

Для вызова окна с настройками необходимо кликнуть по значку в виде шестеренки (расположен вверху справа) и нажать на ссылку «Просмотреть все параметры». Здесь же можно создавать правила, автоматические ответы на письма и т.д.

Архивация почты

Когда почтовый ящик переполнен, приходится перебирать старые сообщения и удалять ненужные (каждое по отдельности) или использовать инструмент очистки. Этот процесс занимает время, причем не всегда есть возможность почистить почту посредством удаления, поскольку все письма являются важными для пользователя.

Для добавления писем в архив:

  • Клацнуть по одному или нескольким сообщениям правой кнопкой мышки, в меню активировать пункт «Архивировать». Или выделить письмо и нажать на кнопку данной опции (расположена на верхней панели). Внизу страницы отобразится уведомление.

  • На панели навигации в папке «Архив» можно создать подпапку. Все элементы по-прежнему будут доступны на всех устройствах.

Однако этот способ не освобождает место в почтовом ящике, нужно провести ручную архивацию. Чтобы переместить письма из сервера в локальный файл данных на компьютере, нужно создать архивную папку pst в Outlook. Как это сделать в десктопной версии:

  • В разделе «Файл» перейти на вкладку «Сведения». Выбрать «Средства очистки» — «Архивировать».

  • Откроется окно с настройками. Задать параметры архивации: выбрать дату и папку, указать путь, куда будет сохранен pst-файл (можно создать несколько).

Чтобы архивировать элементы, которые по каким-то причинам были исключены из автоархивации, следует отметить галочкой пункт «Включить элементы с флажком…». Теперь рекомендуется настроить параметры архивации в программе:

  • Вызвать меню папки «Архив», клацнув по ней правой кнопкой мышки, выбрать «Свойства».

  • Перейти на вкладку «Автоархивация». Задать необходимые настройки и сохранить изменения.

  • Во вкладке «Разрешения» открывается доступ к просмотру, чтению и удалению папки для пользователей.

Архив не имеет ограничений по сроку хранения.

Переадресация писем

У многих пользователей есть несколько почтовых ящиков на базе разных сервисов, которые создаются для определенных задач (личное общение, рабочие вопросы, онлайн-заказы и т.д.). Удобно, когда все они находятся в одном месте. Также иногда требуется пересылать сообщения от конкретного отправителя другим пользователям, чем вручную заниматься не хочется.

Для этого следует настроить переадресацию в Outlook:

  • Открыть параметры почты, нажав на шестеренку, иконка которой находится вверху.
  • В разделе «Почта» перейти на вкладку «Пересылка». Включить опцию, вписать адрес, при желании сохранить копии переадресованных сообщений, поставив галочку. Применить изменения.

Возможно включить пересылку писем и для отдельных пользователей:

  • Зайти в параметры, выбрать «Правила» почты и нажать на кнопку «Добавить».
  • Установить, по какому принципу будет производиться переадресация: по имени, определенным словам, только помеченные флажком «Важное» сообщения и т. д. Сохранить изменения.

В программе процесс включения переадресации точно такой же, как и в веб-версии. Только опция «Правила» расположена в разделе «Главная».

Источник

Поделиться с друзьями
Инструкции360